Viết 1 bức thư xin việc thuyết phục nhà tuyển dụng

No comments

Viết thư xin việc cũng giống như sơ yếu lí lịch, đều là tài liệu mang tính trang trọng, cần được viết trên giấy chất lượng cao, sử dụng định dạng giống như sơ yếu lí

Thư xin việc (cover letter) thường được xem như tài liệu ít quan trọng hơn so với sơ yếu lí lịch vì thế nên nó ít được chú ý hơn. Tuy nhiên, một bức thư xin việc được viết tốt có thể giúp tạo nên một lí do thuyết phục để ban quản lí nhân sự hồi đáp lại và có thể nghiêng về phía bạn nếu đối thủ của bạn không lựa chọn sử dụng nó. Cùng VIECOI.VN tham khảo cách viết thư xin việc dưới đây.

Mục đích của sơ yếu lí lịch (resume) là để truyền đạt những thành tích, kinh nghiệm, trình độ học vấn và các kĩ năng của bạn. Trong khi đó, mục đích của thư xin việc là để trình bày với quản lí nhân sự những thành tích, kinh nghiệm, học vấn và kĩ năng của bạn có giá trị như thế nào đối với nhu cầu cụ thể của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, thư xin việc đưa ra một lí do thuyết phục để quản lí nhân sự chọn phỏng vấn bạn.

Một lá thư xin thử việc cần trả lời 4 câu hỏi sau:

Tại sao tôi lại phù hợp với tổ chức của bạn?
Năng lực của tôi tương xứng với việc thực tập ở tổ chức như thế nào?
Tại sao lại là bây giờ?
Bước tiếp theo để tiếp tục có một cuộc phỏng vấn nên là gì?
Câu trả lời của bạn cho những câu hỏi trên giúp quản lí nhân sự hiểu được hồ sơ của bạn phù hợp với yêu cầu cụ thể của việc thử việc như thế nào. Thư xin việc cho phép bạn vạch ra những điểm tương đồng từ kinh nghiệm của bản thân với nhu cầu hiện tại của người sử dụng lao động. Điều này giúp công ty hiểu rõ các kĩ năng, năng lực và học vấn của bạn có thể đem lại lợi ích như thế nào. Lá thư xin việc đưa ra phương hướng kết hợp các thế mạnh của bạn vào công việc của tổ chức.

Nội dung của thư xin việc

Thư xin việc cần tập trung vào mối quan tâm của người sử dụng lao động chứ không phải của bạn.

Hãy nghĩ về cách bạn phân loại thư thông qua hòm mail tại nhà. Có lẽ điều đầu tiên bạn phải làm là tách riêng thư ưu tiên và thư rác. Nếu phong bì được gửi đến “Người cư trú hiện tại”, nó có thể sẽ bị vứt vào thùng rác. Điều này bởi vì bạn biết rằng thông tin bên trong là thông tin bán hàng chung chung và không hướng đến chính bạn.

Mặt khác nếu bạn nhận được một bưu kiện chuyển phát trong đêm từ FedEx, bạn ắt hẳn phải mở nó ngay. Các thông tin quan trọng và thời gian nhạy cảm đến nỗi người gửi sẵn sàng giao hàng cấp tốc như vậy. Điều này cũng tương tự nếu như bức thư được gửi trong phong bì lớn hoặc phong bì lanh mịn gửi đích danh bạn.

Điểm mấu chốt ở đây là nếu bạn nhận thức được thông tin nào là quan trọng, bạn có khả năng nhận được nhiều sự chú ý hơn.

Hãy thử tưởng tượng bạn nhận được một phong thư bằng vải lanh chất lượng cao trong hòm thư với chính xác tên và địa chỉ nhà bạn nhưng không có địa chỉ hoàn lại. Có khả năng bạn sẽ mở nó ra bởi sự tò mò của bản thân. Nếu câu mở đầu là: “Chúng tôi muốn mang đến cho bạn sản phẩm mới nhất”, bạn hẳn là muốn ném nó đi bởi vì họ đang muốn bán cho bạn cái gì đó.

Tuy nhiên, nếu bạn có hứng thú với công nghệ và đọc được câu mở đầu là: “Nhận thấy rằng bạn đánh giá cao các tiến bộ công nghệ mới nhất, chúng tôi rất hân hạnh giới thiệu đến bạn một sản phẩm mới đầy sáng tạo”, sự chú ý của bạn sẽ lên đến đỉnh điểm và bạn sẽ đọc những câu tiếp theo.

Trong cả hai trường hợp, các công ty đều đang muốn bán sản phẩm cho bạn, nhưng trong phương pháp thứ hai, nó cố gắng tạo ra lí do thuyết phục để bạn muốn biết thêm về sản phẩm bằng cách làm cho sản phẩm phù hợp với bạn hơn.

Ai cũng thích mua, chứ không phải được bán. Để mua một cái gì đó, bạn phải cần hoặc muốn có nó. Nếu không có nhu cầu có nghĩa là bạn không mua mà đang được bán. Khi bạn mua nghĩa là bạn đang thỏa mãn nhu cầu của mình hoặc tạo ra một giải pháp cho nó. Theo đó, để quản lí nhân sự đọc thư xin việc của bạn, bạn phải nhận biết được nhu cầu của họ và dùng lá thư của bạn để đưa ra những giải pháp phù hợp.

Một bức thư xin việc kém chỉ tập trung vào những việc bạn muốn bàn. Ví dụ, một lá thư xin việc không tốt sẽ truyền đạt những thông tin sau:

Tôi ứng tuyển cho vị trí quảng cáo
Tôi quan tâm đến vị trí này.
Tôi đã phát triển cả kĩ năng cần thiết thông qua kinh nghiệm từ công việc trước.
Tôi muốn phỏng vấn cho công việc này
Hãy gọi cho tôi.
Lưu ý trong các ví dụ trên hầu hết đều bắt đầu bằng “Tôi” và chú trọng vào những điều người viết muốn. Điều này như nói với người sử dụng lao động: “Ông cần phải biết những điều tôi cần và muốn, khi ông hiểu được điều này, hãy liên hệ và giúp tôi đạt được mục đích của mình”

Loại thư xin việc này không trả lời được bất kì câu hỏi nào liên quan đến nhà sử dụng lao động. Nó không tạo nên nhu cầu hay đưa ra giải pháp bạn mang lại. Thực tế thì nó đặt trách nhiệm của bạn lên vai người sử dụng lao động.

Một bức thư xin việc đạt yêu cầu sẽ chú trọng vào những đặc điểm cụ thể của tổ chức, vị trí ứng tuyển và những việc tiếp theo của bạn để tạo thuận lợi cho quá trình phỏng vấn, tuyển dụng.

Tùy biến thư xin việc của bạn

Linh hoạt tùy biến thư xin việc của bạn để phản ánh được nhu cầu cụ thể của tổ chức, vị trí thực tập hoặc ngành nghề sẽ mang lại kết quả cao hơn. Ngoài ra, thư xin việc của bạn cần tập trung vào những điểm trong sơ yếu lí lịch đặc biệt hấp dẫn cho tổ chức đó.

Ví dụ, nếu vị trí ứng tuyển là bán hàng, có thể bạn sẽ muốn nhấn mạnh những thành tích đạt được, các đồ án, dự án môn học sẽ cho thấy cả năng lực bán hàng và cả kĩ năng giao tiếp của bạn.

Nếu bạn không có công việc hay thành tích học tập liên quan đến yêu cầu của vị trí đang ứng tuyển, hãy tập trung vào kiến thức của bạn liên quan đến ngành nghề gắn với nhu cầu của tổ chức.

Viết thư xin việc cũng giống như sơ yếu lí lịch, đều là tài liệu mang tính trang trọng, cần được viết trên giấy chất lượng cao, sử dụng định dạng giống như sơ yếu lí lịch và có độ dài hơn một trang giấy.

Cấu trúc của thư xin việc

Ngày tháng
Họ tên đầy đủ
Chức vụ
Tổ chức/ cơ quan
Địa chỉ
Kính gửi (Ông/Bà) + Họ
Lưu ý: Nếu bạn không biết tên của quản lí nhân sự, hãy dùng chức vụ của họ hoặc dùng “ban quản lí nhân sự”.

Các chức vụ mẫu:

Kính gửi giám đốc nhân sự
Kính gửi ban quản lí nhân sự
Kính gửi hội đồng tuyển chọn
KHÔNG dùng:

Kính gửi ông
Kính gửi ông hoặc bà
Kính gửi những người có liên quan
Tất cả chúng đều quá mơ hồ, không ai có trách nhiệm phải trả lời thư của bạn. Ít nhất với một chức vụ cụ thể, bạn có thể tiếp tục quá trình xin việc bằng cách yêu cầu trách nhiệm từ ban quản lí nhân sự.